Gevinstrealisering - Brukerinvolvering i gevinstarbeid, oppfølgingsstudie etter innføring av digitalt verktøy i sykehus

Abstract

Norske sykehus er komplekse organisasjoner som skal levere gode helsetjenester til innbyggerne. IKT har i mange år vært lansert som et virkemiddel for å kunne yte like gode eller bedre helsetjenester samtidig som driften effektiviseres., Investeringsnivået på IKT-området i norske sykehus har vært betydelig. Bare i 2018 ble det samlet for alle sykehusene i Norge investert ca 1,6 milliarder kroner i IKT og inventar. Det er derfor naturlig nok forventninger om at IKT skal bidra til å nå de helsepolitiske målene. Et innført IKT-verktøy vil ikke automatisk gi noen gevinst i seg selv, men vil kunne være et viktig bidrag til gevinst når helsearbeideren griper muligheten IKT-verktøyet gir til å utføre helsetjeneste på nye måter. Gevinstrealisering er et relativt nytt fagfelt. Det var på midten av 1990 tallet at det vokste frem ideer internasjonalt om å måle resultater av IKT-innføringer opp mot planlagte kost/nytte-beregninger. Helse Vest innførte, som et av 4 regionale helseforetak i Norge, «regional metodikk for gevinstrealisering og endringsledelse» i 2009, og reviderte denne i 2016. Hensikten med metodikken var å kunne identifisere, følge opp og realisere gevinster knyttet til gjennomføring av prosjekter. Det har opp gjennom tiden vært mange ulike meninger om både gevinstarbeid og manglende resultater etter ikt-innføringer. Det har vært hørt frustrasjoner over å oppleve en «dem mot oss»-situasjon, der noen har besluttet hva som skulle skje, og andre har opplevd at de ble utsatt for endringer for at de første «noen» skulle kunne innhente og rapportere gevinster. Gevinstrealisering i det offentlige og spesielt innen helsetjeneste er krevende, blant annet fordi klassiske økonomimodeller med profitt som et hovedmål ikke er rett frem å bruke på feltet. Samtidig har kvalitet i helsetjenesten flere perspektiv; kvalitet i medisinsk behandling, tilgjengelighet av helsetjenester, medarbeidertilfredshet, og pasientens subjektive opplevelse av omsorg. Inngangen til dette prosjektet har vært en tanke om at det er lettere å oppnå gode resultater av nye løsninger når brukere opplever å kunne påvirke, forstår hvorfor ikt-løsningen blir innført, og forstår hvilke fordeler ny løsning gir på ulike nivå. I dette prosjektet har det blitt undersøkt om denne teoretiske tanken stemmer med virkeligheten. Innføring av elektronisk kurve (MEONA) i Helse Vest brukes som eksempel på en IKT-innføring. Prosjektet er allerede dokumentert med brukerundersøkelse og gevinstrealiseringsrapport. Som ledd i denne oppgaven ble det sendt ut spørreskjema til brukere i noen sykehusklinikker som har gjennomført innføringen. Her ble det stilt spørsmål om hvor mye respondentene har opplevd å være involvert i å beskrive nytteeffektene, samt andre spørsmål som kunne belyse hva de tenkte om målsettingene og oppnådde resultater. Resultat av spørreundersøkelsen tyder på at brukeres involvering i å beskrive ønskede nytteeffekter i tidlig fase av et prosjekt kan henge sammen en mer positiv nytteopplevelse i etterkant, selv om en ikke kan påvise noen sikker årsakssammenheng. Det ser ut som om tidlig involvering sikrer et godt grunnlag for gevinstarbeid, og det er ikke avdekket negative effekter som følge av en tidlig involvering.

Norwegian hospitals are complex organizations that are to provide good health services to the inhabitants. For many years, ICT has been launched as a tool in order to provide equally good or better health services at the same time as operations are more efficient. The level of investment in the ICT area in Norwegian hospitals has been significant. In 2018 the overall level of investment for all hospitals in Norway was about 1.6 billion in ICT and inventory. Naturally, there are expectations that ICT will contribute to achieving the health policy goals. An introduced ICT tool will not automatically provide any benefit in itself, but could be an important contribution when the health worker seizes the opportunity the ICT tool provides to perform health services in new ways. Benefits realization is a relatively new field. It was in the mid - 1990s that ideas emerged internationally to measure the results of ICT introductions against planned cost-benefit calculations. As one of four regional health trusts, Helse Vest introduced "regional methodology for benefits realization and change management" in 2009 and revised it in 2016. The purpose of the methodology was to be able to identify, follow up and realize benefits related to the execution of projects. Over time, there have been different opinions about both benefits management and lack of results after ICT introductions. There have been frustrations related to experiencing a "them against us" situation, where some have decided what should happen, and others have experienced that they were subjected to changes so that the first "someone" could obtain and report benefits. Benefits realization in public service and especially in the health service is demanding. Partly because traditional financial models with profit as a primary goal is not straightforward to use e in the field. At the same time, quality in health have several perspectives; quality in medical treatment, availability of health services, employee satisfaction, and the patient's subjective experience of care. The entrance to this project has been an idea that it is easier to achieve good results of new solutions when users feel able to influence, understand why the ICT solution is introduced, and understand the benefits of a new solution at different levels. Whether this theoretical idea corresponds to reality or not is investigated in this project. The introduction of an electronic chart (MEONA) in Helse Vest is used as an example of an ICT introduction. The project has already been documented with a user survey and benefits realization report. A questionnaire has been sent to users in several hospital clinics, which have completed the introduction of MEONA. Questions were asked about how much the respondents have experienced being involved in describing the benefits, as well as other questions that could shed light on what they thought about the objectives and achieved results. The results of the survey indicate that users' involvement in describing desired benefits in the early phase of a project can be linked to a more positive benefit experience afterwards, even if no definite causal connection can be demonstrated. It seems that early involvement ensures a good foundation for benefits. No adverse effects have been identified related to early involvement.